Sapevi che non è obbligatoria per tutti? Che per i consumatori non cambia niente? Che c’è del tempo per adeguarsi? Che all’inizio sono previste agevolazioni per non incorrere in sanzioni ? Sei proprio sicuro di aver capito bene come funziona?
In questo periodo non si fa che parlare di questa famigerata “Fattura Elettronica” che tanto sembra aver sconvolto la vita dei possessori di partita Iva in Italia. Cos’è la fattura elettronica? A chi è rivolta? Come funziona? In che modo adeguarsi alla nuova normativa? Cosa comporta per un semplice consumatore finale? Cos’è il sistema di interscambio? Cosa significa XML? Dovrò fare tutto da solo o potrò avvalermi della collaborazione di professionisti? Perché è stata introdotta? Cosa succede se non mi adeguo?
Queste sono solo alcune delle domande che ronzano nella testa di chi vorrebbe capirci qualcosa ma non riesce ad addentrarsi in un argomento che sembra complesso e complicato. Sicuramente il tema non è dei più semplici e comprende svariate ipotesi per diverse tipologie di casi ma, fortunatamente, basterà conoscere cosa comporta per ognuno di noi per poterci adeguare senza problemi a questo nuovo sistema digitale.
La legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo dell’emissione delle fatture in formato elettronico, in realtà l’emissione di fatturazione elettronica in Italia è già obbligatoria, quando emessa nei confronti delle Pubbliche Amministrazioni (PA), da alcuni anni (2014), ma a partire dal 1 gennaio 2019 quest’obbligo è esteso a tutte le fatture siano emesse verso PA, partite Iva (Business to Business, B2B) o semplici consumatori finali (Business to Consumer, B2C); è bene specificare che il legislatore ha previsto delle eccezioni di cui parleremo più avanti
Cerchiamo insieme di fare chiarezza sull’argomento.
Cos’e la fattura elettronica?
Fiscalmente e “strutturalmente” è uguale alla vecchia fattura cartacea, contiene i dati di colui che la emette, quelli del cliente, la descrizione del prodotto o del servizio reso, i prezzi, le tasse applicate e le modalità di pagamento. La sua particolarità sta nel fatto di essere creata per via elettronica esclusivamente in formato Xml (eXtensible Markup Language, null’altro che un semplice linguaggio informatico usato perchè rende più facile e veloce la creazione, la distribuzione e la conservazione della fattura), avere una parte in cui poter aggiungere delle note, essere firmata digitalmente (firma obbligatoria solo per le fatture emesse verso le PA) e trasmessa attraverso il Sistema di Interscambio SDI predisposto dall’Agenzia dell’Entrate. Vengono, infine, archiviate e conservate secondo specifiche modalità.
Al fine della corretta emissione della fattura è necessario inserirvi il codice destinatario del soggetto verso il quale è emessa o, in alternativa, indicare un indirizzo di posta certificata (PEC). Il codice destinatario è una stringa alfanumerica composta da sette caratteri rilasciato dall’Agenzia delle Entrate a coloro che sono in possesso di un canale di trasmissione presso il sistema di interscambio SDI (sistema informatico gestito dall’agenzia stessa, in grado di ricevere, controllare ed inoltrare le fatture ai destinatari). Può essere ottenuto dai possessori di partita Iva che vi si accreditano o da provider certificati che si occupano di smistare le fatture. Il codice destinatario risulta la soluzione più adatta per quei soggetti che decidono di affidarsi a software ed applicazioni (intermediari specializzati e qualificati) per la gestione delle fatture, gestione che comprende la generazione, la ricezione, l’invio e l’eventuale conservazione.
Per la conservazione (detta anche conservazione sostitutiva perché sostituisce appunto la carta con un supporto digitale) ci si può avvalere, oltre che di servizi privati a pagamento, del servizio gratuito “Fatture e corrispettivi” messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, è un’area del sito www.agenziaentrate.gov.it,
rivolta a imprese e professionisti (soggetti titolari di partita IVA), che offre servizi per:
• generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche (verso PA e verso clienti privati);
• trasmettere e consultare i dati delle fatture emesse e ricevute all’Agenzia delle Entrate;
• trasmettere e consultare i dati delle comunicazioni trimestrali di liquidazione periodica Iva;
• trasmettere e consultare i dati dei corrispettivi.
A chi è rivolta e come adeguarsi?
Per rispondere al meglio a questa domanda occorre dividere i soggetti interessati in categorie e specificare gli obblighi di ognuno. La prima distinzione da fare riguarda chi è il soggetto che cede beni o servizi,
possiamo dividerli in 3 gruppi. Il primo gruppo comprende i consumatori finali o le famiglie, per loro non c’è alcun obbligo di emissione di fattura per le prestazioni occasionali. Nel secondo gruppo abbiamo i possessori di partita Iva (compresi enti o società) i quali sono tenuti all’emissione delle fatture elettroniche. Nel terzo gruppo ci sono coloro che possiedono partita Iva ma si trovano nel vecchio regime cosiddetto dei “minimi” (detti anche “di vantaggio”, commi 1 e 2, art. 27, decreto legge 98/2011) o in quello dei
“forfettari” (commi 54-89, art. 1, legge 190/2014, Legge di Stabilità 2015), questi non sono tenuti all’emissione dell’e-fattura ma possono, facoltativamente, decidere di farlo. Ora che abbiamo stabilito gli obblighi di chi emette la fattura vediamo cosa deve fare chi la riceve. Le famiglie o i consumatori potranno richiedere comunque una copia cartacea del formato elettronico. I possessori di Partita Iva (minimi e forfettari compresi) sono obbligati a riceverla, quindi a fornire codice destinatario o indirizzo Pec, e conservarla digitalmente, fermo restando la possibilità per minimi e forfettari di stamparla e conservarla in formato cartaceo facendo così decadere l’obbligo di conservazione digitale. L’ultimo punto da chiarire è come emettere la fattura a seconda di chi sia il soggetto destinatario. Quando questo è una famiglia o un consumatore finale, che non sono in possesso di codice destinatario o indirizzo Pec, si procede all’emissione elettronica della fattura indicando il codice fiscale mentre nel campo del codice destinatario vanno inseriti 7 zeri (0000000), in tal caso il sistema genera la fattura e la invia nelcassetto fiscale del contribuente a cui è associato il codice fiscale inserito, da dove può essere consultata o scaricata.
Se il destinatario è un possessore di partita iva (minimi e forfettari compresi) l’emissione avviene tramite l’indicazione del codice destinatario o dell’indirizzo Pec, il sistema una volta controllata ed approvata la
fattura provvederà ad inviarla all’interessato.
L’ultimo caso è quello dei soggetti non residenti in Italia (persone fisiche o imprese), verso di loro non è consentito emettere fatture elettroniche, vi è tuttavia l’obbligo di comunicazione dei dati con il nuovo adempimento il cosiddetto “esterometro”.
Chi è escluso dall’obbligo?
Oltre ai soggetti sprovvisti di partita Iva ed ai contribuenti minimi o forfettari altre categorie sono escluse dall’obbligo, di seguito un elenco di tutti gli esclusi:
• i contribuenti che hanno aderito al regime forfetario e vecchi minimi (ricordiamo la nuova soglia di accesso fino a 65 mila euro per il 2019);
• esercenti e artigiani che operano solo con consumatori ed emettono scontrini e ricevute fiscali (per questi l’obbligo è rinviato);
• gli agricoltori in regime speciale
• le imprese che effettuano cessione di beni e prestazione di servizi nei confronti di non residenti in Italia
• le ASD, associazioni sportive dilettantistiche nel regime forfettario con ricavi fino a 65.000 euro annui
• alcuni operatori dell’agricoltura, in particolare quelli in regime speciale (esclusi dall’emissione di fatture)
Tra i soggetti esclusi dall’obbligo di emissione delle fatture elettroniche rientrano anche medici, farmacie, ed operatori sanitari per i dati già inviati tramite il sistema STS, ma solo dal 1° gennaio al 31 dicembre 2019,
non saranno obbligati ad emettere fattura elettronica soltanto per i dati trasmessi tramite il Sistema Tessera Sanitaria. Resta quindi l’obbligo di fatturazione elettronica per quelli non inclusi.
Fra questi soggetti rientrano:
• farmacie,
• aziende sanitarie locali,
• aziende ospedaliere e strutture accreditate con il SSN anche se non a contratto,
• medici iscritti all’ordine dei medici chirurghi ed odontoiatri, anche operanti nella tipologia dello studio associato)
• strutture autorizzate per l’erogazione dei servizi sanitari (e non accreditate al SSN), ai sensi dell’ articolo 8-ter del decreto legislativo 30 dicembre 1992, n. 502 (vedi decreto ministeriale del 2 agosto 2016);
• dalle strutture autorizzate per la vendita al dettaglio dei medicinali veterinari, ai sensi dell’articolo 70, comma 2, del decreto legislativo 6 aprile 2006, n. 193 (vedi decreto ministeriale del 2 agosto 2016);
• dagli esercizi commerciali che svolgono l’attività di distribuzione al pubblico di farmaci ai quali è stato assegnato dal Ministero della salute il codice identificativo univoco;
• dagli esercenti l’arte sanitaria ausiliaria di ottico che hanno effettuato la comunicazione al Ministero della salute;
• dagli iscritti agli albi professionali degli:
o psicologi;
o infermieri;
o ostetriche ed ostetrici;
o medici veterinari;
o tecnici sanitari di radiologia medica.
È possibile delegare o avvalersi della collaborazione di professionisti?
Come già detto il legislatore lascia la possibilità di affidarsi a professionisti e intermediari specializzati (abilitati ai servizi fiscali) nonchè all’ausilio di software creati per rendere più agevole e ridurre l’intero processo, dalla creazione, all’invio fino alla conservazione della fattura, garantendo il rispetto di tutti gli specifici requisiti. È possibile completare l’iter in pochi semplici passaggi, sfruttando queste risorse digitali messe a disposizione da operatori qualificati, poiché è il software stesso a gestire in autonomia i passaggi chiave, il committente dovrà solamente inserire i dati relativi al cliente e ai prodotti o servizi da fatturare, il software provvederà a:
• calcolo del totale della fattura;
• generazione del file relativo alla fattura in formato XML;
• controllo preventivo affinchè l’invio e la ricezione delle fatture vadano a buon fine;
• trasmissione del file generato al SDI;
• monitoraggio e gestione delle notifiche ricevute
La scelta di affidarsi ad un servizio certificato risulta vantaggiosa soprattutto per l’ultimo punto, in quanto rende facile tenere sotto controllo le notifiche inviate dal Sistema di Interscambio delle Entrate, relative
all’effettiva consegna e alla regolarità delle fatture, evitando di incorrere in sanzioni previste nei casi di inadempienze.
Chi decide di delegare un professionista può farlo online tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Entratel/Fisconline) oppure presentando un modulo presso un Ufficio territoriale dell’Agenzia delle Entrate.
Perché è stata introdotta? Quali sono i vantaggi per lo Stato e i cittadini?
L’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica sprona le imprese ad emettere documenti fiscali in formato elettronico interamente tracciabile, rendendo più semplice l’attività di prevenzione dell’evasione fiscale e delle frodi IVA. Quindi la fatturazione elettronica risulta un obbligo pronto a trasformarsi in risorsa per i soggetti coinvolti. Attraverso le fatture emesse e trasmesse in modalità digitale, infatti, si riducono non soltanto gli adempimenti a carico dell’Amministrazione Finanziaria (generando risparmi di risorse pubbliche) ma anche i margini di errore nell’intero ciclo di vita delle fatture, con significativi risparmi di tempo e costi nel medio e lungo periodo per imprese e professionisti.
La dematerializzazione dei documenti fiscali cartacei e il passaggio alla fatturazione elettronica comporta inoltre una serie di vantaggi per i titolari di Partita IVA:
• esonero dalla comunicazione delle fatture ai fini dello spesometro;
• esonero dal modello Intrastat;
• esonero comunicazione dei dati inerenti i contratti delle società di leasing;
• priorità dei rimborsi IVA ottenuti entro 3 mesi dall’invio della dichiarazione;
• riduzione del periodo di accertamento per l’IVA e le imposte dirette da 5 a 4 anni.
I vantaggi possono essere suddivisi in:
vantaggi economici:
• Drastica riduzione nell’acquisto di carta, buste e bolli,
• Eliminazione dei costi per gli spazi destinati agli archivi,
• Eliminazione del costo di distruzione delle fatture,
• Riduzione del tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche,
• Riduzione dei ritardi e dei disguidi dovuti all’inoltro cartaceo delle fatture,
• Riduzione del tempo per fornire ai clienti informazioni telefoniche sul contenuto delle fatture e copie di fatture,
• Riduzione dei costi di formazione ed aggiornamento personale amministrativo,
• Riduzione del tempo di trattamento della posta (fatture in arrivo e fatture in partenza),
• Riduzione delle eccezioni, delle dispute e del contenzioso derivanti da errori di fatturazione.
vantaggi logistico-amministrativi:
• Accesso on-line, da parte di tutte le diverse aree aziendali, alle fatture di acquisto e di vendita ed ai loro rispettivi contratti, ordini e ad ogni ulteriore comunicazione trasmessa e/o ricevuta,
• Maggiore velocità nel controllare le fatture da parte di amministratori o responsabili,
• Maggiore semplicità nell’orientarsi verso il BPO (Business Process Outsourcing): esternalizzare i processi aziendali non strategici, quali la gestione del ciclo di fatturazione, la elaborazione dei dati contabili e la gestione anticipata della tesoreria, con tutti i vantaggi che ne derivano,
• Superiore integrazione tra fatturazione, pagamenti-incassi elettronici e finanziamento nei rapporti con le banche.
vantaggi commerciali:
• Possibilità di personalizzare la fatturazione per ogni cliente,
• Maggiore e migliore qualità nelle informazioni con miglioramento della relazione cliente-fornitore,
• Possibilità di inserire nella trasmissione elettronica piccole news o richiami informativi sui propri prodotti per aumentare la fidelizzazione dei propri clienti.
Tempistiche e Sanzioni
L’obbligo, come detto in precedenza, è scattato dal 1 Gennaio 2019, quindi da questa data i soggetti interessati dovranno necessariamente adeguarsi alla nuova procedura.
Tuttavia il Governo ha previsto interessanti agevolazioni per tutto il 2019 volte a facilitare il passaggio carta-digitale. Agevolazioni che non tolgono l’obbligo della e-fattura ma concedono tempistiche più favorevoli per il loro invio allo SDI.
Questo regime transitorio prevede per il primo semestre del 2019 (fino al 30 Giugno 2019) la possibilità di predisporre ed inviare allo SDI la fattura elettronica entro la scadenza della liquidazione periodica dell’Iva (che sia mensile o trimestrale) senza rischio di incorrere in sanzioni per il ritardo di creazione ed invio. A partire dal 1 Luglio e per tutto il secondo semestre del 2019 si avranno a disposizione 10 giorni a partire dall’operazione per la quale è emessa per completare tutta la procedura di emissione e trasmissione allo SDI.
Dopo il primo anno di rodaggio si dovrebbe avere a disposizione molto meno tempo, 5 giorni dall’effettuazione dell’operazione o addirittura entro le 24 del giorno stesso (salvo il minimo ritardo non sanzionabile)
Le sanzioni non cambiano rispetto a quelle previste per la mancata o tardiva emissione di una fattura tradizionale, la legge di riferimento resta la stessa (471 del 1997), certo è che le agevolazioni previste sulle tempistiche rendono difficile incorrere in sanzioni; C’è tutto il tempo per capire come funziona e rispettare le regole previste. Quindi non si applicano sanzioni se la fattura viene emessa entro il termine di liquidazione dell’Iva. Ma le buone notizie non finiscono qui! Per andare ancora più incontro e non
spaventare i contribuenti, per i primi sei mesi del 2019 è prevista una riduzione a un quinto delle sanzioni applicabili nel caso in cui la fattura sia emessa entro il termine di liquidazione Iva relativa al periodo successivo. Resta possibile, infine, avvalersi del ravvedimento operoso per ridurre ulteriormente le sanzioni dovute.
Abbiamo fatto un po’ di chiarezza su questo argomento, sarebbero tante ancora le cose da dire o gli specifici casi da trattare. Se avete bisogno di ulteriori informazioni o chiarimenti contattateci in privato e metteremo a vostra disposizione la competenza dei nostri esperti in materia.